Comment PowerBI va détrôner Excel ?

Excel n’est plus adapté aux contraintes #bigdata des entreprises et au besoin d’accéder à des informations fiables et instantanées.

La confusion et le désordre, source du déclin d’Excel
En 2021, Excel semble avoir atteint son apogé. Des groupes comme Total ou Orange génèrent la plupart de leurs reportings financiers depuis cet outil. Pour cela, les métiers utilisent des scripts VBA et des formules complexes, difficilement maintenables et peu robustes. Surtout, les « systèmes » construits sur Excel sont en silo et ne sont pas gouvernés par l’IT, ils sont au contraire stockés en local sur les PC de chaque utilisateur.
En migrant leurs rapports vers Power BI, #Microsoft s’engage à clarifier le processus de collecte, de traitement et de restitution des données. Dans Power BI, qui a justement repris d’Excel les blocs fondamentaux que sont #PowerQuery (pour extraire, transformer et charger), et #PowerPivot(pour la modélisation), les données sont gérées dans tout leur cycle de vie, quelque soit leur volume, vitesse, et variété.
Autre différence : dans la plupart des reportings, il est nécessaire de restreindre l’accès de certains utilisateurs à des données spécifiques. Mettre en place cela dans Excel peut rapidement se transformer en usine à gaz. Dans Power BI, c’est une fonction native qui est nommée #RLS (pour row level security).

Faciliter la maintenance des règles métier
Les règles métier sont le « cœur » de chaque projet. Dans Excel, celles-ci seront exprimées soit en formules Excel, soit en code #VBA, soit les deux.
Sur l’un comme sur l’autre, Microsoft a certes créé beaucoup d’outils de débogage et d’analyse, notamment les fonctions « repérer les antécédents », « évaluer la formule », ou bien la fenêtre d’exécution et la fenêtre d’espions dans l’éditeur VBA. Mais ce n’est pas suffisant.
Dans Power BI, le processus est grandement simplifié grâce au système d’« étapes appliquées » que permet Power Query, qui retrace automatiquement l’historique des traitements effectués. La maintenance du code s’en trouve grandement simplifiée par rapport à Excel.

Redonner de la valeur à l’information
Tout #reporting créé sur Power BI a pour but d’être partagé. Pour cela, il devra être publié dans le #Cloud, sur un espace de travail dédié, par exemple ‘Contrôle de gestion’ ou bien ‘Ressources humaines’. Cette logique rompt avec celle d’Excel, qui prévoit de stocker un fichier sur un serveur ou de l’envoyer par mail. Le reporting sera ensuite actualisé automatiquement, par exemple toutes les nuits à 23 heures, autre point différenciant que Power BI propose.
Les rapports, accessibles sur navigateur web ou sur téléphone, pourront être exportés en PDF ou en Word, et des alertes pourront être paramétrées dès qu’un seuil est franchi. Sur toutes ces possibilités offertes par Power BI, Excel ne propose pas de fonctionnalités natives.